Як қатор мактубест, ки асбоберо, ки офаридани маҷмӯи ҳуҷҷатҳоеро, ки ба онҳо монанд аст, осон мекунад, аммо унсурҳои маълумоти беназир ва тағйирёбанда доранд. Ин бо пайвастани пойгоҳи додаҳо, ки ин унсурҳои маълумотро ба ҳуҷҷате, ки дар он соҳаҳои якҷоя мавҷуданд, ки ин иттилооти беназир ҷойгир карда мешавад.
Якҷо бо як вақт ва кӯшиш ба воситаи автомат кардани раванди ворид намудани қисмҳои стандартии маълумот, ба монанди ном ва суроғаҳо ба ҳуҷҷат. Масалан, шумо метавонед ба мактубчаҳо ба гурӯҳи тамосҳо дар Outlook пайваст кунед; ин нома метавонад барои ҳар як суроғаи мухталиф як майдони муттаҳидӣ дошта бошад ва яке барои номи алоқаи дахлдор ҳамчун қисми саломи мактуб бошад.
Истифодаи почта
Як қатор паёмҳо, барои бисёриҳо, фикрҳои почтаи партовҳоро маҳдуд мекунанд. Дар ҳоле ки фурӯшандагон беэътиқии истифодаи почтаи электронӣ барои фиристодани миқдори зиёди паёмҳои фаврӣ ва осон, бисёре аз истифодаҳои дигар метавонанд шуморо тасаввур кунанд ва тарзи навишти баъзе ҳуҷҷатҳои худро тағйир диҳанд.
Шумо метавонед як нусхаи почтаи электрониро барои эҷоди ягон намуди ҳуҷҷати чопӣ, инчунин ҳуҷҷатҳои электронӣ ва факсҳо тақсим кунед. Намудҳои ҳуҷҷатҳое, ки шумо метавонед ба воситаи як паёми почтаи эҷодияташон эҷод кардаед, хеле ночизанд. Инҳоянд баъзе мисолҳо:
- Каталогҳо
- Inventories
- Пардохтҳо
- Labels
- Лифофаҳо
- Ва, албатта, ҳарфҳо
Ҳангоми истифодаи оқилона, як қатор суроға метавонад самаранокии худро беҳтар гардонад. Он инчунин метавонад самаранокии ҳуҷҷатҳои шумоеро, ки шумо эҷод мекунанд, баланд бардоред. Масалан, ба воситаи номҳои қабулкунандаҳо бо номҳои қабулкунанда ё унсурҳои дигаре, ки ба ҳар як гиранда хос аст, шумо тасвири шаффоф ва шахсиро пешниҳод мекунед, ки марҳалаи ба даст омадаро ба даст меорад.
Анатомияи як қатор мафҳум
Як нусхаи почта аз ду қисм иборат аст: ҳуҷҷат ва сарчашмаи маълумот , ки инчунин ҳамчун пойгоҳи додашударо дар бар мегирад. Microsoft Word кори худро бо роҳи иҷозат додан ба дигар барномаҳои Office, монанди Excel ва Outlook ҳамчун манбаъҳои маълумот истифода мебарад. Агар шумо маҷмӯи пурраи Office-ро дошта бошед, бо истифодаи яке аз барномаҳои худ ҳамчун манбаи маълумоти шумо осон, муносиб ва тавсия дода мешавад. Бо истифода аз алоқаҳо, ки шумо аллакай ба тамосҳои Outlook ворид мешавед, масалан, аз шумо бозгаштан ба иттилоот ба манбаи дигари маълумот. Истифодаи вебсайти Excel мавҷуд аст, ки шумо аз маълумоти шумо бо муқоиса бо сарчашмаи маълумот эҷод карда метавонед.
Вале, агар шумо танҳо барномаи Word дошта бошед, шумо ҳоло ҳам метавонед функсияи яктарафаро истифода баред. Калима дорои қобилияти эҷоди сарчашмаи пурраи маълумоте мебошад, ки шумо дар яке аз пости электронии шумо истифода мебаред.
Муҳофизаро як қатор хатогиҳо гузоред
Як нусхаи почта метавонад ҳуҷҷатҳои мураккаб ва мураккаб, ҳуҷҷатҳои вазнинро, ки ба пойгоҳи додаҳои калон такя мекунанд, ба назар гиранд. Бо вуҷуди ин, Word ба таъсиси як пайвасти почтаи электронӣ барои истифодаи умумӣ бо роҳи таъмин намудани заҳирҳо, ки ба шумо тавассути раванди пайваст кардани ҳуҷҷати худ ба пойгоҳи дода содда аст, осонтар мегардад. Умуман, шумо метавонед дар раванди камтар аз 10 қадамҳои оддии осон, аз ҷумла дарёфт ва ислоҳи хатогиҳо анҷом диҳед. Ин камтар аз таҳияи ҳуҷҷати худ ба даст меоварад, ва бо вақти камтар ва мушкилот низ.